Datenschutzerklärung

1. Einleitung

CircularHire ist eine Plattform zur Verbindung von Jobsuchenden, Arbeitnehmern, Personalvermittlern, Arbeitgebern und weiteren Nutzern. Wir wissen, wie wichtig der Schutz personenbezogener Daten ist, und verpflichten uns, persönliche Informationen verantwortungsvoll und transparent zu behandeln.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie personenbezogene Daten bei der Nutzung der CircularHire-Plattform erhoben, verarbeitet, gespeichert, geschützt und gelöscht werden können.

2. Personenbezogene Daten, die wir verarbeiten

Je nach Nutzung von CircularHire verarbeiten wir möglicherweise Informationen, die mit Ihrem Konto, Ihren Bewerbungen und Ihren Interaktionen mit der Plattform verbunden sind.

• Namen und Kontaktdaten
• Benutzerkontoinformationen
• Authentifizierungsbezogene Informationen
• Bewerber- und Kandidatenprofile
• Lebensläufe und Bewerbungsunterlagen
• Stellenbewerbungen
• Arbeitgeber- und Personalvermittler-Kontoinformationen
• Kommunikation zwischen Plattformnutzern
• Hochgeladene Dateien und Anhänge
• Interne Bewerber- oder Arbeitgebernotizen
• Technische Protokolle, die notwendige personenbezogene Daten enthalten

Wir sind bestrebt, nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen Informationen zu erheben und zu verarbeiten.

3. Wie wir personenbezogene Daten verwenden

Personenbezogene Daten können zur Bereitstellung und zum Betrieb der CircularHire-Dienste verarbeitet werden, einschließlich:

• Erstellung und Pflege von Benutzerkonten
• Bereitstellung von Bewerber- und Arbeitgeberfunktionen
• Verwaltung von Stellenbewerbungen
• Ermöglichung der Kommunikation zwischen Nutzern
• Sicherstellung der Plattformsicherheit
• Verhinderung von Missbrauch und unbefugtem Zugriff
• Betrieb von Backups und Notfallwiederherstellungssystemen
• Aufrechterhaltung und Verbesserung der Plattformzuverlässigkeit
• Erfüllung geltender gesetzlicher Verpflichtungen

Personenbezogene Daten sollten nicht für nicht verwandte Zwecke ohne geeignete Rechtsgrundlage verarbeitet werden.

4. Hosting & Datenstandort

CircularHire ist auf regional beschränkte Cloud-Infrastruktur mit Schwerpunkt Deutschland und EWR ausgelegt.

Die vorgesehene Hosting-Architektur nutzt AWS-Infrastruktur in Deutschland, wobei die bevorzugte Zielumgebung die AWS European Sovereign Cloud in Deutschland ist. Wo ein erforderlicher Dienst dort nicht verfügbar ist, kann AWS Europe (Frankfurt) in Betracht gezogen werden.

Produktionsdaten sollten nicht automatisch in AWS-Regionen außerhalb des EWR repliziert werden.

5. Sicherheit

CircularHire setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Verschlüsselung bei Übertragung

Kommunikation zwischen Nutzern, Anwendungen, APIs und Cloud-Diensten sollte aktuelle TLS-Verschlüsselung verwenden.

Verschlüsselung im Ruhezustand

Datenbanken, Objektspeicher, Backups und andere persistente Speicher mit personenbezogenen Daten sollten unterstützte Verschlüsselungsmechanismen verwenden.

Verschlüsselungsschlüssel

Wo unterstützt, sollen Verschlüsselungsschlüssel mit AWS Key Management Service oder einem gleichwertigen Dienst innerhalb der genehmigten Region verwaltet werden.

6. Zugriffskontrolle

Der Zugriff auf Produktionssysteme folgt dem Prinzip der geringsten Berechtigung.

• Individuelle Administrator- und Entwicklerkonten
• Keine gemeinsam genutzten Administratorkonten
• Multi-Faktor-Authentifizierung für privilegierte Konten
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Trennung von Entwicklung, Test und Produktion
• Beschränkter Produktionsdatenbankzugriff
• Protokollierung privilegierter Zugriffe
• Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte

Produktionsbezogene personenbezogene Daten sollten normalerweise nicht in Entwicklungs- oder Testumgebungen kopiert werden. Wo realistische Daten für Tests erforderlich sind, sollten anonymisierte oder synthetische Daten verwendet werden.

7. Datenspeicherung & Löschung

CircularHire ist darauf ausgelegt, definierte Aufbewahrungsfristen für verschiedene Kategorien personenbezogener Daten zu unterstützen.

Je nach anwendbarer Datenkategorie und gesetzlichen Anforderungen können Löschprozesse umfassen:

• Löschung einzelner Benutzerkonten
• Löschung von Stellenbewerbungen
• Löschung hochgeladener Dokumente
• Löschung oder Anonymisierung nach Ablauf geltender Aufbewahrungsfristen
• Entfernung aus aktiven Datenbanken
• Schließlich Entfernung aus Backups gemäß dem Backup-Lebenszyklus

Löschprozesse sollten dokumentiert und gegebenenfalls automatisiert werden.

8. Drittanbieterdienste

CircularHire kann externe Anbieter nutzen, um den Betrieb der Plattform zu unterstützen. Diese Dienste können umfassen:

• Cloud-Infrastrukturanbieter
• E-Mail-Anbieter
• Analysedienste
• CAPTCHA-Dienste
• Fehlerüberwachung
• Kundensupportsysteme
• Zahlungsdienstleister
• Video-Interview-Dienste
• Bewerber-Tracking-Integrationen
• Authentifizierungsanbieter
• KI-Dienste

Externe Anbieter, die personenbezogene Daten erhalten, sollten hinsichtlich ihres Verarbeitungsstandorts, ihrer vertraglichen Vereinbarungen, ihrer Unterauftragsverarbeiter und der geltenden internationalen Übermittlungsgarantien überprüft werden.

9. Analyse & Tracking

Analyse und Tracking sollten dem Grundsatz der Datenminimierung folgen.

• Personenbezogene Daten sollten nur übertragen werden, wenn dies notwendig ist.
• IP-Adressen sollten gekürzt oder anderweitig geschützt werden, wo dies technisch möglich ist.
• Tracking-Identifikatoren sollten minimiert werden.
• Einwilligungsanforderungen sollten vor der Aktivierung nicht-essentiellen Trackings berücksichtigt werden.
• Datenschutzorientierte oder serverseitige Analysen sollten bevorzugt werden, wo dies angemessen ist.

10. KI-Dienste

Wenn CircularHire KI-Funktionalität einführt, die Lebensläufe, Bewerbungen, Bewerberprofile oder Arbeitgeberinformationen verarbeitet, sollte die entsprechende Verarbeitung vor der Implementierung überprüft werden.

Personenbezogene Daten sollten nicht automatisch an externe KI-Anbieter übermittelt werden.

Wo ein KI-Dienst genutzt wird, sind relevante Überlegungen:

• Wo der Anbieter die Daten verarbeitet
• Ob übermittelte Informationen aufbewahrt werden
• Ob Informationen für Modelltraining verwendet werden
• Welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind
• Ob internationale Übermittlungen stattfinden
• Ob die Verarbeitung im EWR stattfinden kann

11. Cloudflare

CircularHire kann Cloudflare für Dienste wie autoritativen DNS, DDoS-Schutz, Web Application Firewall-Funktionalität, Rate-Limiting und die Bereitstellung öffentlicher statischer Inhalte nutzen.

Je nach Konfiguration kann Cloudflare Informationen wie IP-Adressen, Anfrage-Header, Cookies, URLs und Protokolldaten verarbeiten. Wenn TLS bei Cloudflare terminiert wird, können auch Anwendungsinhalte verarbeitet werden.

Die tatsächliche Rolle und Konfiguration von Cloudflare muss daher in den Datenflussdokumenten und Datenschutzinformationen von CircularHire berücksichtigt werden.

12. Internationale Datenübermittlungen

CircularHire ist bestrebt, unnötige Übermittlungen personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR zu vermeiden.

Wo ein Dienst eine internationale Übermittlung erfordert, sollten der relevante Verarbeitungsstandort, die vertragliche Grundlage, Schutzmaßnahmen und Unterauftragsverarbeiter überprüft werden, bevor personenbezogene Daten übermittelt werden.

Personenbezogene Daten sollten die genehmigte CircularHire-Hosting-Umgebung nicht verlassen, es sei denn, es besteht ein dokumentierter technischer Bedarf, eine Rechtsgrundlage und eine angemessene Datenschutzbewertung.

13. Ihre Datenschutzrechte

Je nach Umständen und geltendem Recht, einschließlich der DSGVO, haben Sie möglicherweise Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten.

• Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
• Recht auf Löschung personenbezogener Daten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar
• Recht auf Widerruf der Einwilligung, soweit die Verarbeitung auf Einwilligung beruht

Um ein Datenschutzrecht auszuüben, kontaktieren Sie bitte CircularHire über die unten angegebenen Kontaktinformationen.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Dienste, Infrastruktur, Verarbeitungstätigkeiten oder gesetzliche Anforderungen ändern.

Die neueste Version wird auf dieser Seite mit einem aktualisierten Revisionsdatum veröffentlicht.

15. Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an: